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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES  

SPU COMPANY S.A.S.

PRESENTACIÓN  DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES 

Que el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia determina que “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de Datos y en archivos de entidades públicas y privadas (…)”. Este precepto constitucional, consagra tres derechos fundamentales autónomos, a saber, intimidad, buen nombre y Habeas Data. El precepto constitucional que se desarrolla en este Manual es el de “Habeas Data”, el cual es el derecho que garantiza y protege todo lo relacionado con el conocimiento, actualización y rectificación de la información personal contenida en bases de Datos y archivos, el cual ha sido desarrollado y protegido mediante la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013.

Que en cumplimiento de la obligación que tiene SPU COMPANY S.A.S. como Responsable del Tratamiento de varias bases de Datos, se requiere expedir un manual que establezca las reglas aplicables al Tratamiento de Datos de carácter personal que estén siendo tratados por la Compañía.  

………………………………….……………….. 

FABIÁN ENRIQUE GRANDAS MARTÍNEZ 

REPRESENTANTE LEGAL 

SPU COMPANY S.A.S.

1. RESUMEN EJECUTIVO:

SPU COMPANY S.A.S., en cumplimiento de lo previsto por la Ley 1581 de 2012, sobre la protección de datos personales, la cual tiene por objeto “desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos”, informa a todos sus clientes, proveedores, empleados y demás personas que se encuentran como titulares en nuestras bases datos, que SPU COMPANY S.A.S., respeta la confidencialidad y seguridad de la información, por tal motivo se preocupa por preservar los datos que usted nos ha proporcionado de manera directa o mediante el uso de medios electrónicos, entre otros mecanismos.

SPU COMPANY S.A.S., en su calidad de poseedor de la información garantiza que ésta será utilizada únicamente en estricto ejercicio del desarrollo de su objeto social y con su autorización para las siguientes finalidades: mantener comunicación, envío de correspondencia, mensajes, comunicados, certificaciones o similares, proveer o ser provistos de servicios y/o productos, evaluación de calidad del servicio y cumplimiento de obligaciones contractuales con nuestros titulares.

El objetivo es poner a disposición de los titulares de los datos y de otros interesados, un documento con las políticas de tratamiento de la información y los datos personales recolectados como parte de las actividades comerciales desarrolladas por SPU COMPANY S.A.S., en el presente documento se resumen los derechos consagrados en la ley y en la constitución, las finalidades del tratamiento, los canales de comunicación disponibles para atender consultas y reclamos.

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

SPU COMPANY S.A.S., sociedad legalmente constituida, identificada con N.I.T. 901.047.435 – 1, domiciliada en la Calle 65ª No 16 – 30; Bogotá D.C., Colombia; teléfono fijo (+57-1) 3 09 98 89, dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 es responsable del tratamiento de datos personales de los titulares respecto de los cuales obtenga autorización, sobre los cuales decidirá de forma directa y autónoma. 

3. GENERALIDADES:

3.1 Marco legal: 

3.2 Origen de la información:

Los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de SPU COMPANY S.A.S., pueden provenir de negociaciones comerciales, contratos y/o formularios autorizados por el cliente, empleado o proveedor, para fines comerciales.

3.3 Terminología básica:

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta la siguiente terminología:

4. DERECHOS DE LOS TITULARES:

SPU COMPANY S.A.S., reconoce y garantiza, los siguientes derechos de los titulares de datos personales, en concordancia con todo lo dispuesto en la presente política:

  1. Casos de urgencia médica o sanitaria
  2. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
  3. Datos relacionados con el registro civil de las personas.
  4. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  5. Datos de naturaleza pública.
  6. Mecanismos alternos (artículo 10 del Decreto 1377 de 2013) incorporando (Capitulo 25 del Decreto 1074 de 2015).
  7. Por mandato legal o judicial.

En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. 

El tratamiento de imágenes de niños, niñas y adolescentes solo se podrá realizar cuando responda y respete su interés superior, y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

El tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, deberá cumplir con los siguientes parámetros:

  1. Para el tratamiento de un dato personal de un niño, niña o adolescente, la autorización previa para dicho tratamiento debe ser otorgada por el representante legal del menor.
  2. Informar a los padres y/o representantes legales acerca de la finalidad y el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales de los menores, así como los derechos que les asisten.
  3. Limitar la recolección y demás tratamiento de las imágenes, de acuerdo con los que resulte proporcional y adecuado en consideración a la finalidad previamente informada.
  4. Garantizar la seguridad y reserva de los datos personales de los menores.
  5. Restringir el acceso y circulación de las imágenes, conforme a lo establecido en la ley.
  6. Responder y respetar el interés superior de los menores.

Es tarea del Estado y de más empresas de todo tipo, proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

5. DEBERES COMO RESPONSABLE O ENCARGADO:

En el tratamiento y protección de datos personales SPU COMPANY S.A.S., tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

6. TRATAMIENTO:

A través de esta política, SPU COMPANY S.A.S., en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, pretende hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra. 

La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales SPU COMPANY S.A.S., como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la entidad hayan suministrado datos personales.

7. CANALES DE SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN: 

SPU COMPANY S.A.S., establece como canales de comunicación con los titulares:  

Dirección Física: 

Correo electrónico:  

 Teléfonos: 

El titular del dato registra y/o entrega su información de manera libre y voluntaria, y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones.

SPU COMPANY S.A.S., se encarga directamente del tratamiento de los datos personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. 

Las bases de datos que SPU COMPANY S.A.S., obtiene, no se venden, ni se alquilan a terceros y son mantenidas con la mayor privacidad posible, acceso restringido con usuario, clave y administrador.

8. FINALIDADES:

Los datos personales conservados dentro de las bases de datos de SPU COMPANY S.A.S., podrán ser utilizados para:

Es deber del cliente garantizar la veracidad de los datos facilitados por él y de aquellos por los que es responsable.

SPU COMPANY S.A.S., se reserva el derecho de tomar las medidas necesarias en caso de falsedad o inexactitud de dichos datos. 

SPU COMPANY S.A.S., ha adoptado las medidas de seguridad a su alcance, a nivel técnico y administrativo con miras a proteger los datos bajo su responsabilidad, sin embargo, el cliente debe entender que dichas medidas no son inexpugnables y están en un proceso de revisión y mejora permanente.

9. AUTORIZACIÓN:

Exceptuando los casos definidos en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, así como en las demás normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen, en los casos en que se requiera contar con la autorización previa del titular, SPU COMPANY S.A.S., la solicitará al momento de la recolección de la información.

La autorización deberá ser expresa, bien sea de manera oral, escrita o mediante conducta inequívoca, e informada, en el sentido de incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se solicita el consentimiento, y obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

SPU COMPANY S.A.S., en ningún caso, entenderá el silencio del Titular como una conducta inequívoca. Es así como, cualquiera que sea el mecanismo utilizado por SPU COMPANY S.A.S., es necesario que la autorización se conserve como respaldo, frente a las autorizaciones en materia de sistemas de Video Vigilancia, ya que estos pueden implementarse en lugares como establecimientos de comercio, empresas de cualquier actividad, copropiedades, edificios, centros comerciales, instituciones educativas, entre otros. En todos los casos se debe informar a los Titulares de datos personales que se encuentran en una zona de Video Vigilancia y obtener su autorización para el tratamiento de los mismos. Para ello, se pueden utilizar señales o avisos distintivos en las zonas de video vigilancia, principalmente en las zonas de ingreso a los lugares que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de estos. Incluso se pueden emplear anuncios de audio, en los casos en que sea posible.

En los casos en que se realice grabación de audio también se debe informar sobre dicha situación a los Titulares. 

Las señales y/o comunicaciones implementadas deben cumplir con el contenido de

un aviso de privacidad, tales como:

Adicionalmente, el aviso debe ser visible y legible teniendo en cuenta el lugar en el que opere el Sistema de Video Vigilancia.

a) CLIENTES:   

b) EMPLEADOS, PRESTADORES DE SERVICIOS Y CONSULTORES:  

 c) PROVEEDORES Y CONTRATISTAS:

 d) VISITANTES Y CÁMARAS DE SEGURIDAD:

10. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

11. ACTIVIDAD DE SEGURIDAD ELECTRÓNICA:

a. La Videovigilancia. Se considera video vigilancia toda aquella actividad que suponga la recolección de datos personales, ya sea en calidad de Responsables o Encargados del Tratamiento de datos personales, por medio de cámaras, videocámaras, análogas o digitales, cámaras IP o mini-cámaras, circuitos cerrados de televisión (CCTV) y, en general, cualquier medio por el cual se realice el Tratamiento de imágenes de Titulares de datos personales, garantizando así el respeto por sus derechos fundamentales a la intimidad, al buen nombre y a la protección de datos personales, consagrados en el artículo 15 de la Constitución Política a partir del cual se desarrolla el derecho de habeas data en Colombia.

b. FINALIDAD DE LA VIDEOVIGILANCIA.

c. TRATAMIENTO DE LA IMAGEN COMO DATO PERSONAL. “Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión”. En el caso de la actividad de seguridad electrónica, específicamente se realiza tratamiento sobre datos personales consistentes en imágenes y eventualmente datos biométricos de personas determinadas o determinables, con operaciones como la captación, grabación, transmisión, almacenamiento, conservación o reproducción en tiempo real o posterior, entre otras. Dichas operaciones son consideradas como tratamiento de datos personales, y se encuentran sujetas al Régimen General de Protección de Datos Personales.

12. PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES EJERZAN SUS DERECHOS:

En cumplimiento de la ley de protección de datos personales y de acuerdo con el objeto de esta política de tratamiento de datos, los derechos del titular son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, oposición y/o cancelación de sus datos personales; y lo podrá hacer de manera parcial o total enviando notificación escrita dirigida al siguiente correo electrónico: [email protected]

13. ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES:

Para atender efectivamente las solicitudes de los titulares en torno al tratamiento de sus datos, se establece el siguientes canales de comunicación que está a disposición de los clientes y titulares de los datos para cualquier duda, queja o solicitud asociada a sus derechos según lo contemplado por la ley 1581 de 2012.

Estos canales podrán ser utilizados por los Titulares de Datos Personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos: 

A). CONSULTAS: De conformidad con lo establecido en el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus Datos Personales. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través del mecanismo arriba señalado. 

La petición será atendida por la Empresa en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

B). RECLAMOS: De conformidad con lo establecido en el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por la Empresa deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante la Empresa, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas: 

El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. 

La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por la Empresa indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información: 

El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá́ al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá́ que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá́ en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá́ mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 

C). RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN: Cuando los reclamos tengan por objeto la rectificación o actualización, el Titular deberá́ indicar las correcciones a realizar y adoptar la documentación que avale su petición. 

D). SUPRESIÓN: La supresión de Datos Personales se realiza mediante la eliminación total o parcial de la información personal según lo solicitado por el Titular, no obstante lo cual la Empresa podrán negarse a la misma cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.

14. MODIFICACIONES:

SPU COMPANY S.A.S., se reserva el derecho de modificar o actualizar la presente política en cualquier momento y sin previo aviso. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados.

15. VIGENCIA DEL TRATAMIENTO:

La presente Política rige a partir del treinta (30) de junio de 2017 y el periodo de las bases de datos tendrá una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades, o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o jurisprudencial de manera específica.